D02 DaVinci Vertretungsplan Schulung¶

Dieses Handout gibt Ihnen einen Kurzüberblick über die Schulungsinhalte der DaVinci Vertretungsplanschulung und noch einiges Wissenswertes mehr. Zu allen angesprochenen Themen wird hier das Wesentliche anhand einer Bildschirmabbildung und eines entsprechenden Textes erläutert. Eine umfangreichere Dokumentation zu DaVinci bietet Ihnen das Benutzerhandbuch.

Allgemein¶

Das Willkommen-Fenster¶

Versammelt zentrale Funktionen und Informationen, die Ihnen den Einstieg in das Programm erleichtern. Allgemein gilt: Die Voraussetzung, um mit DaVinci Vertretungsplan arbeiten zu können, ist immer ein bereits gesetzter Stundenplan.

Die DaVinci Optionen¶

Über den Menüpunkt Extras > Verwalten > Optionen gelangen Sie zu den Optionen für die Plandateien.

Startdatei: Wenn Sie eine Startdatei eintragen, wird diese bei einem erneuten Programmaufruf geladen.
Einstellung für lokalen Betrieb
Die Option Sicherungskopie der Datei anlegen ist standardmäßig markiert. Es wird von der aktuell geladenen Datei eine Kopie angelegt.
Wenn Sie eine automatische Sicherung nach einem bestimmten Zeitintervall wählen, müssen Sie nicht manuell speichern, sondern DaVinci führt jeweils nach Ablauf des Zeitintervalls eine Speicherung durch.

Bereich „Fehlzeiten“¶

Fehlzeiten Ansicht¶

Im Bereich „Fehlzeiten“, Register „Start“ können Sie über die Menügruppe „Fehlzeiten Ansicht“ weitere Ansichten für das Erfassen der Fehlzeiten aufrufen.

Fehlzeiten erfassen¶

Hier erfassen Sie fehlende Lehrer, Klassen und Räume
Entsprechend der Markierung im rechten Fenster, wird links der jeweilige Plan angezeigt
Die Symbole entsprechen den Symbolen in DaVinci Stundenplan

Lehrerfehlgründe definieren¶

Extras > Schlüsselverzeichnisse > Lehrerfehlgründe

Vor dem Erfassen fehlender Lehrern müssen unter Extras > Schlüsselverzeichnisse > Lehrerfehlgründe die entsprechenden Fehlgründe definiert werden. Diese stehen beim Erfassen einer Fehlzeit zur Auswahl und werden statistisch im Programm gezählt.

Hinweis

Farben für Fehlgründe, werden im Plan farblich ausgegeben

Klassenfehlgründe definieren¶

Extras > Schlüsselverzeichnisse > Klassenfehlgründe

Definieren Sie vor dem Erfassen fehlender Klassen unter Extras > Schlüsselverzeichnisse > Klassenfehlgründe die entsprechenden Fehlgründe, die beim Eintragen der Fehlzeiträume erfasst und statistisch im Programm gezählt werden.

Hinweis

Farben für Fehlgründe, werden im Plan farblich ausgegeben

Raumfehlgründe definieren¶

Extras > Schlüsselverzeichnisse > Raumfehlgründe

Definieren Sie vor dem Erfassen fehlender Räume unter Extras > Schlüsselverzeichnisse > Raumfehlgründe die entsprechenden Fehlgründe, die beim Eintragen der Fehlzeiträume erfasst und statistisch im Programm gezählt werden.

Hinweis

Farben für Fehlgründe, werden im Plan farblich ausgegeben

Klassenfehlzeiten erfassen¶

Beginnen Sie mit dem Eintragen der fehlenden Klassen, da dadurch Lehrer frei werden, die als Vertretung eingesetzt werden können

Markieren Sie im Vertretungsstundenplan die entsprechenden Fehlzeiträume und klicken Sie anschließend auf Fehlzeiten > Neue Fehlzeit oder wählen Sie die F2-Taste
Fehlgrund: hier können Sie aus den zuvor eingegebenen „Klassenfehlgründen“ auswählen
Option "Nicht öffentlich“ kann erfasst werden, um diesen ggf. nicht zu veröffentlichen (im Ausdruck und in LOOK)
Bemerkung: hier kann ein Kommentar zu der Fehlzeit hinterlegt werden – diese erscheint später auch im Bereich „Anrechnungen“ in der Spalte „Bemerkungen“

Ausfallstunden verrechnen¶

Nach Erfassung der Klassenfehlzeit öffnet sich automatisch das Fenster Klasse fehlt.

Dort erscheinen negativen Anrechenstunden, die ein Lehrer erhält, da seine planmäßige Klasse fehlt. Diese Stunden müssen für gewöhnlich vom Lehrer nachgeholt werden. Die vorbelegten Werte in der Spalte „Anrechnen“ können individuell angepasst werden.

Mit dem Haken bei Fährt mit veranlassen Sie, dass bei diesem Lehrer eine Fehlzeit eingetragen wird.
Über Hinzufügen können Sie Lehrer auswählen, welche die fehlende Klasse zur erfassten Klassenfehltzeit nicht unterrichten, dennoch Anrechenstunden verbucht bekommen sollen.

Lehrerfehlzeiten erfassen¶

Markieren Sie im Vertretungsstundenplan die entsprechenden Fehlzeiträume und klicken Sie anschließend auf Fehlzeiten > Neue Fehlzeit oder wählen Sie die F2-Taste

Fehlgrund: hier können Sie aus den zuvor eingegebenen „Klassenfehlgründen“ auswählen
Im Feld Bemerkung kann ein Kommentar zu der Fehlzeit hinterlegt werden
Setzt man ein Häkchen bei Anrechnen, so werden die ausfallenden Unterrichtsstunden als negative Anrechenstunden erfasst
Option Nicht öffentlich kann erfasst werden, um diesen ggf. nicht zu veröffentlichen (im Ausdruck und in LOOK)
Der Wert der anfallenden Anrechenstunden kann im Feld Anrechenstd. individuell angepasst werden

Die eingetragene Fehlzeit erscheint im Teilfenster „Zeitplan“ als farbiger Balken

Die eingetragene Fehlzeit wird im Teilfenster „Stundenplan“ bei den entsprechenden Terminfeldern durch einen farbigen Querbalken markiert.

Anzeige Lehrerfehlzeit in Planfester und Zeitplan

Raumfehlzeiten erfassen¶

Markieren Sie im Vertretungsstundenplan die entsprechenden Fehlzeiträume und klicken Sie anschließend auf Fehlzeiten > Neue Fehlzeit der wählen Sie die F2-Taste

Fehlgrund: hier können Sie aus den zuvor eingegebenen „Raumfehlgründen“ auswählen
Im Feld Bemerkung kann ein Kommentar zu der Fehlzeit hinterlegt werden
Unter Ersatzraum können Sie direkt einen Raum als Vertretungsraum auswählen, Hinweis: hier wird nicht geprüft, ob der Raum zu diesem Zeitpunkt verfügbar ist oder nicht, Sie erhalten im Aufklappbereich eine Liste aller Räume
Option Nicht öffentlich kann erfasst werden, um diesen ggf. nicht zu veröffentlichen (im Ausdruck und in LOOK)
Option gesperrt: Gesperrte Räume werden nicht mehr zur Vertretung angeboten.

Bereich „Vertretungen“¶

Vertretungserstellung¶

oben links erscheinen fehlende Lehrer/Räume in Abhängigkeit des oben eingestellten Zeitraumes
links unten erscheinen die möglichen direkten und indirekten Vertreter
auf der rechten Seite erscheinen alle Stundenpläne, die zur Vertretungserstellung von Bedeutung sind

In der Liste der möglichen Vertreter finden Sie zahlreiche Informationen über die zur Verfügung stehenden Lehrer.

Die Liste ist gemäß verschiedener Kriterien sortiert, die Sie zuvor in den Vertretungseinstellungen gewichten können.

Mit Mausklick auf einen Spaltenkopf werden die Daten der Liste nach dieser Spalte aufsteigend sortiert. Ein nochmaliger Klick auf den Spaltenkopf bewirkt eine absteigende Sortierung.

Sie können entscheiden, ob Sie einen direkten Lehrer (dieser hat zum Vertretungszeitpunkt unterrichtsfrei) oder einen indirekten Lehrer (dieser hat zum Vertretungszeitpunkt Unterricht oder ist gesperrt) als Vertretungslehrer einsetzen möchten.

Vertretungseinstellungen¶

Start > Einstellungen

Vertretungseinstellungen - Eignungsfaktoren

In den Vertretungseinstellungen legen Sie fest, welches Gewicht verschiedene Faktoren für die Eignung eines Vertreters erhalten sollen.
Aus dieser Gewichtung ermittelt DaVinci einen Eignungsfaktor für jeden möglichen Vertreter.
Nach der Höhe des Eignungsfaktors ist die Liste der möglichen Vertreter standardmäßig sortiert.

Direkte Vertreter¶

Markieren Sie den gewünschten Vertretungslehrer und klicken Sie anschließend auf Einsetzen.
Über Wie Woche zuvor können Sie ggf. die Vertretungslösung der Vorwoche kopieren.
Mit Teilen können Sie einen Doppelstundentermin in zwei Einzelstunden zerlegen.
Mit Zusammenfassen werden geteilte Termine wieder zusammengefügt.
Mit Entfällt können Sie eine Vertretung ausfallen lassen

Vertretung „Einsetzen“¶

An dieser Stelle können Sie entscheiden, wie die Vertretungsstunde beim Lehrer verbucht werden soll.
Eine erstellte Vertretung erkennt man an dem Feld „Status“ (nun: geändert) und dem Hinweis in Spalte „Art“ (Zusätzlich, Geändert oder Verschoben)

Die zugewiesenen Vertretungslehrer werden mit einem Pluszeichen in der Spalte Lehrer eingetragen.
Der fehlende Lehrer wird in Klammern gesetzt.
Anschließend kann man auch einen (Vertretungs-) Raum oder ein (Vertretungs-) Fach zuweisen.

Vorziehen¶

Zieht man einen Lehrer vor, so kann man auswählen, aus welcher Woche die Veranstaltung vorgezogen werden soll. Es werden Stunden zum Vorziehen angeboten, die zeitlich vor und nach dem betroffenen Termin liegen.
Der Raum wird dabei automatisch mit vorgezogen

Ringtausch durchführen / Fehlstellen erzeugen¶

Beim Vorziehen können Sie entscheiden, ob am ursprünglichen Ort des vorgezogenen Unterrichts eine Fehlstelle erzeugt werden soll.

Einer Fehlstelle kann dann wie bei einer Fehlzeit ein Vertretungslehrer zugewiesen werden. Auf diese Weise können Sie einen sogenannten Ringtausch durchführen

Vertretungsentfallgründe definieren¶

Extras > Schlüsselverzeichnisse > Vertretungsentfallgründe

Definieren Sie vor dem Vertretungsentfall unter Extras > Schlüsselverzeichnisse > Vertretungsentfallgründe die entsprechenden Gründe, die beim Ausfall einer Vertretung hinterlegt werden sollen.

Vertretung entfällt¶

Mit Entfällt können Sie eine Vertretung ausfallen lassen
Wählen Sie den Grund für das Entfallen aus
Zusätzlich können Sie in den Feldern Info und Mitteilung eine Info oder Mitteilung erfassen, die Sie später im Ausdruck mit ausgeben können.

Vertretungsautomatik¶

Über Vertretungen > Start > Automatik starten können Sie die offenen Lehrervertretungen automatisch von DaVinci erstellen lassen.
Die Automatik weist dabei jeweils den Vertreter zu, der gemäß den aktuellen Vertretungseinstellungen den höchsten Eignungsfaktor aufweist.

Indirekte Vertreter¶

Wählt man einen indirekten Vertretungslehrer aus, so kann man wählen, ob dieser zwei Klassen gleichzeitig unterrichten oder freigestellt werden soll.
Setzt man den Haken bei Vertreter freistellen muss die ursprüngliche Stunde des freigestellten Lehrers ggf. wiederum vertreten werden.

Lehrer im Plan freistellen¶

Lehrer können alternativ auch über Ihr Planungsfenster (Bearbeiten > Lehrer freistellen) freigestellt werden

Sie erhalten dann ebenfalls das Symbol eines freigestellten Lehrers in der Vertretungserstellung und die betroffene Veranstaltung kann vertreten werden.

Freistellen - Anzeige in Liste offene Vertretungen und Lehrerplan

Der freigestellte Lehrer steht dafür nun für andere Veranstaltungen als Vertreter zur Verfügung.

Vertretungserstellung Aufsichten¶

Steht in der Spalte Fach bei den zu vertretenden Veranstaltungen eines Lehrers Aufsicht, so muss eine Pausenaufsicht des Lehrers vertreten werden

In der Liste der möglichen Vertreter werden Ihnen mögliche Vertretungen für die Pausenaufsicht angeboten
Weisen Sie die Vertreter für die Aufsicht über Einsetzen zu

Vertretungserstellung Räume¶

Markieren Sie in der Fehlzeiten-Liste eine Raumfehlzeit
In der Liste der möglichen Vertreter (Räume) wird Ihnen angezeigt, ob der Vertretungsraum frei (Bsp. Raum „100“) oder belegt (Bsp. Raum „–101“) ist
Weisen Sie die Vertretungsräume über Einsetzen zu

Verschieben und Vertauschen¶

In den Lehrer-, Klassen- und Raumplänen können Sie Stunden verschieben oder vertauschen.

Markieren Sie die Zielposition über RechteMaustatste > Markieren.
Klicken Sie anschließend auf die Zielposition und führen Sie den Befehl RechteMaustaste > Termin verschieben oder vertauschen aus.

Sie können auch die Lehrer und/ oder Räume zwischen zwei Terminen tauschen.
Markieren Sie die Zielposition über RechteMaustaste > Markieren.
Klicken Sie anschließend auf die Position des gewünschten Tauschpartners und führen Sie den Befehl RechteMaustaste > Lehrer/Raum vertauschen aus.
Entscheiden Sie im Dialogfenster Lehrer/Raum vertauschen ob nur Lehrer oder Raum oder beides getauscht werden soll.

Mitteilung einfügen¶

Über RechteMaustaste > Neue Mitteilung können Sie Mitteilungen in den Bildschirmplan, die Änderungsliste und den Ausdruck einfügen.
Mitteilungen kann man für mehrere Klassen und Lehrer einfügen

Zusatzunterricht einfügen¶

Über RechteMaustaste > NeuerZusatzunterricht können Sie in der Änderungsliste oder in den Plänen selbst, zusätzlichen Unterricht einfügen und später mit ausdrucken.
Zusatzunterricht können Sie mit mehreren Lehrer, Klassen und Räumen anlegen.
Über Blitzsymbole wird Ihnen angezeigt, welche Klasse, Lehrer oder Räume zu diesem Zeitpunkt bereits belegt sind
In Register Räume hat man die Filtermöglichkeit nach freien Räumen, Raumart, Kapazität und Teams

Unterrichtsfach/Raum im Plan ändern¶

Über den RechteMaustaste > Fach/Raum ändern(bzw. Start > Änderungen > Fach/Raum ändern) können Sie das Unterrichtsfach bzw. den Raum eines Termins ändern.

Bereich „Änderungen“¶

In der Änderungsliste erscheinen alle erstellten Vertretungen
Sie bildet die Grundlage für den späteren Ausdruck
Über Exportieren kann die Liste nach Excel, TXT, HTML und XML exportiert werden
Die Liste kann nach Spalten sortiert und nach einzelnen Spaltenwerten gefiltert werden

Bereich „Anrechnungen“¶

In der Liste der Anrechnungsstunden werden alle Fehlzeiten und Vertretungen mit den vergebenen Anrechnungsstunden erfasst.
Diese Liste können Sie wieder sortieren, gruppieren
Über Exportieren kann die Liste nach Excel, TXT, HTML und XML exportiert werden

Vertretungsstatistik¶

In der Übersicht „Statistik“ finden Sie für jeden Lehrer eine monatsweise Aufstellung der Anrechenstunden, Fehlgründe, Vertretungen und Ausfallstunden. Bitte achten Sie darauf, dass Sie sich im Bereich "Vertretungen" oder "Anrechnungen" befinden.

Start > Statistik

Vertretungsstatistik - Anrechenstunden¶

Registerkarten Positive Anrechenstunden und Negative Anrechenstunden: hier findet man für jeden Lehrer eine monatsweise Aufstellung der positiven und negativen Anrechenstunden

Vertretungsstatistik - Fehlgründe¶

Auf der Registerkarte Fehlgründe des Dialogfensters Statistik werden die Fehlgründe je Lehrer gezählt. Die Liste kann nach Excel, Txt, HTML und XML exportiert werden.

Ausdruck¶

Über Publizieren > Drucken können Sie nun Ihre Vertretungspläne drucken. Wählen Sie unter Auswahl aus, welchen Vertretungsplan Sie drucken wollen.
Entsprechend dieser Auswahl wählen Sie Lehrer, Klasse oder Räume, einen entsprechenden Zeitraum und ein Druckformat aus.

Druckvorschau¶

In der Druckvorschau können Sie das zu erwartende Druckergebnis ansehen.
Über die Schaltfläche Design können Sie das Dialogfenster zur Bearbeitung des aktuellen Druckformats aufrufen.
Über die Schaltfläche Seite einrichten können Sie z.B. Ränder ändern, Kopf- und Fußzeile einfügen.

Druckformat Design - Register „Liste“¶

Unter „Tabelle“ können Sie verschiedene Format- Einstellungen bearbeiten

DruckformatDesign - Register „Spalten“¶

Auf der Registerkarte „Spalten“ legen Sie Anzahl und Reihenfolge der auszugebenen Spalten fest

Druckformat Design - Register „Überschrift“¶

Auf der Registerkarte „Überschrift“ legen Sie Schriftarten fest und ob im Infobereich Fehlende Klassen/Lehrer angezeigt werden sollen

Druckformat Design - Register „Seite“¶

Auf der Registerkarte „Seite“ legen Sie fest, wie die Bezeichnung der Lehrer in den Überschriften und Zellen ausgegeben werden soll.
Weiterhin können Sie wählen, ob jede Tabelle auf neuer Seite beginnen soll.

Was Sie noch wissen sollten¶

Änderungen freigeben¶

Unter Plan > Eigenschaften > Datenschutz kann die Option Änderungen freigeben aktiviert werden. Für DaVinci und für LOOK kann ebenfalls eingestellt werden, ob die Fehlgründe für Abwesenheiten gezeigt werden sollen.

Dadurch kann nun das explizite Freigeben von Änderungen im lokalen wie im Servermodus gewählt werden. Wird der Haken vor Änderungen freigeben gesetzt, müssen die Änderungen im Vertretungsplan über Änderungen freigeben freigegeben werden, damit Sie auch für alle sichtbar sind.

Bezeichnungen anpassen¶

Sie können in den Plan-Eigenschaften Plan > Eigenschaften > Bezeichnungen zahlreiche Bezeichnungen individuell anpassen.
Diese Umbenennung wird im Ausdruck sichtbar.

Anzeige der Vertretungsinformationen im Stundenplan¶

In DaVinci Stundenplan können Sie unter Extras > Optionen > Stundenplan einstellen, dass die Vertretungsinfos im Stundenplan angezeigt werden sollen.

Die Vertretungsinformationen werden nun in der aktuellen Woche im Stundenplanbereich angezeigt. Sie erscheinen auch in DaVinci LOOK.

Weitere Vertretungseinstellungen¶

Vertretungseinstellungen, Register "Anzeigen"

Weitere DaVinci Optionen¶

in den DaVinci Optionen Extras > Optionen|Vertretungsplan

Möglichkeit, für das Eintragen von Fehlzeiten Infos, Mitteilungen und Bemerkungen vorzudefinieren, aus denen man später auswählen kann